Akses pemilik Google Business Profile, profil bisnis yang tampil di Google Maps dan Penelusuran, ditentukan oleh akun Google, bukan oleh nama di dokumen usaha.
Kalau profil dulu didaftarkan staf, kerabat, atau vendor dengan akun pribadinya, merekalah yang memegang kendali. Untuk mengambilnya kembali, pahami dulu penyebab dan beda tiga peran aksesnya.
Setelah itu, cek siapa yang punya akses, atur perannya, pindahkan kepemilikan utama bila perlu, dan pastikan kerja sama dengan agensi ikut melindungi bisnismu.
Mengapa Pemilik Bisnis Bisa Kehilangan Kendali Google Business Profile?
Google hanya mengenali akun yang memegang peran Pemilik Utama, yaitu pemegang kendali penuh atas profil. Biasanya itu akun yang dulu mendaftarkan dan memverifikasi profil.
Nama di NIB (Nomor Induk Berusaha), akta perusahaan, atau siapa yang menggaji karyawan tidak menjadi acuan.
Profil biasanya didaftarkan dengan akun Google pribadi milik orang yang sedang membantu operasional, misalnya:
- Staf front office (bagian resepsionis)
- Kerabat yang membantu sementara
- Freelancer (pekerja lepas) jasa listing murah
- Agensi digital marketing
Awalnya hal ini jarang jadi masalah. Hambatan baru terasa saat informasi bisnis perlu diperbarui, staf yang dulu mendaftar sudah resign (mengundurkan diri), atau bisnis pindah ke agensi baru sementara akses lama masih aktif.
Contohnya, pemilik sebuah klinik gigi di Denpasar ternyata hanya berstatus Pengelola, peran yang bisa mengurus profil tetapi tidak bisa mengatur pengguna.
Profil klinik dulu didaftarkan staf front office dengan akun pribadinya, dan staf itu kini sudah keluar. Akibatnya, pemilik klinik tidak bisa menambahkan dokter baru sebagai pengguna, apalagi mencabut akses staf lama.
Tiga Peran di Google Business Profile dan Perbedaannya
Google Business Profile punya tiga peran: Pemilik Utama, Pemilik, dan Pengelola. Ketiganya bisa mengurus profil sehari-hari. Perbedaan terbesarnya ada pada siapa yang berhak menambah, mencabut, dan memindahkan akses.
Setiap profil hanya punya satu Pemilik Utama, dan akun ini tidak bisa keluar dari profil sebelum statusnya dipindahkan ke akun lain.
Pemilik boleh lebih dari satu, dengan akses hampir seluas Pemilik Utama, kecuali tidak bisa memindahkan status Pemilik Utama. Pengelola cocok untuk staf, admin, atau tim yang rutin mengurus profil.
| Tindakan | Pemilik Utama | Pemilik | Pengelola |
|---|---|---|---|
| Mengubah info bisnis | Bisa | Bisa | Bisa |
| Membalas ulasan | Bisa | Bisa | Bisa |
| Menambah pengguna baru | Bisa | Bisa | Tidak bisa |
| Mencabut akses orang lain | Bisa | Bisa, kecuali Pemilik Utama | Hanya diri sendiri |
| Menghapus profil | Bisa | Bisa | Tidak bisa |
| Memindahkan kepemilikan utama | Bisa (satu-satunya) | Tidak bisa | Tidak bisa |
Di panduan lama, kamu mungkin masih menemukan peran Pengelola Situs (Site Manager).
Untuk profil satu lokasi, Google kini hanya memakai peran pemilik dan pengelola. Jadi, menu yang berbeda dari tutorial lama belum tentu pertanda masalah.
Cara Melihat Siapa yang Memiliki Akses Google Business Profile
Daftar pengguna bisa kamu cek sendiri tanpa bertanya ke siapa pun. Syaratnya, kamu masuk (login) dengan akun yang terdaftar di profil, termasuk akun berperan Pengelola.
Buka profil bisnis lewat Google Penelusuran atau Google Maps, pilih Lainnya, masuk ke Setelan Profil Bisnis, lalu pilih Orang dan akses.
Di halaman ini terlihat nama, email, dan peran setiap pengguna, termasuk undangan yang masih menunggu persetujuan. Jadikan pengecekan ini bagian dari rutinitas mengelola Google Business Profile, terutama setiap kali ada karyawan atau vendor yang berhenti.
Saat meninjau daftar, waspadai tanda-tanda berikut:
- Email pribadi yang tidak kamu kenali
- Akun mantan karyawan yang masih punya akses
- Akun vendor atau agensi yang kontraknya sudah berakhir
- Undangan lama yang belum pernah dibatalkan
Selama aksesnya belum dicabut, mantan karyawan masih bisa mengubah informasi dan membalas ulasan atas nama bisnis.
Kalau perannya Pemilik, ia bahkan bisa mencabut akses orang lain. Mencabut akses saat seseorang berhenti bekerja sama pentingnya dengan mengambil kembali kunci kantor.
Cara Menentukan Peran Akses yang Tepat di Google Business Profile
Prinsip paling aman adalah memberi akses secukupnya. Kepemilikan utama tetap di tangan pemilik bisnis, sedangkan staf, agensi, atau pihak lain cukup diberi akses sesuai kebutuhan kerjanya.
- Pengelola untuk staf front office, admin media sosial atau konten, serta agensi atau konsultan SEO. Akses ini cukup untuk membalas ulasan, memperbarui info seperti jam operasional, membuat postingan, dan mengunggah foto, tanpa hak menambah pengguna atau menguasai kepemilikan.
- Pemilik untuk rekan pendiri atau anggota internal yang benar-benar dipercaya, sebagai cadangan saat akun utama bermasalah. Tambahkan sejak profil masih sehat.
Untuk Pemilik Utama, pakai akun Google yang dikendalikan bisnis, misalnya akun pemilik sendiri atau akun dengan email domain bisnis yang kata sandinya dipegang pemilik. Hindari akun pribadi staf atau vendor.
Aktifkan juga verifikasi dua langkah (kode tambahan saat login) di akun ini.
Memberi akses tidak berarti membuka akun Google seseorang. Setiap pengguna masuk dengan akun Google miliknya sendiri, jadi tidak perlu berbagi kata sandi.
Kamu juga tidak memberi akses ke Gmail, kontak, atau data pribadi lain, karena setiap pengguna hanya bisa bertindak sesuai perannya di profil bisnis.
Cara Mengundang Pengguna Baru
Hanya Pemilik dan Pemilik Utama yang bisa mengundang pengguna.
- Di halaman Orang dan akses, pilih Tambahkan.
- Masukkan nama atau email orang yang diundang, lalu pilih perannya.
- Kirim undangannya. Orang itu baru menjadi pengguna setelah menerima undangan.
Untuk anggota tim, gunakan email kerja, bukan email pribadi karyawan. Ketika email kerja dinonaktifkan setelah seseorang berhenti, aksesnya pun lebih mudah berakhir.
Undangan yang belum disetujui tetap bisa dibatalkan kapan saja dari barisnya. Bila bisnismu memiliki beberapa cabang, Google menyediakan lapisan pengelolaan akses tambahan di atas profil tiap lokasi.
Cara Mengubah Peran Pengguna
- Di halaman Orang dan akses, pilih pengguna yang perannya ingin diubah.
- Di samping Akses, pilih ikon Edit.
- Pilih peran baru, lalu Simpan.
Cara Mencabut Akses Lama dan Memindahkan Kepemilikan Utama
Hanya Pemilik dan Pemilik Utama yang bisa mencabut akses orang lain, dan Pemilik Utama baru bisa dikeluarkan setelah statusnya dipindahkan. Kalau kamu hanya Pengelola, minta Pemilik atau Pemilik Utama menambahkan akunmu sebagai Pemilik lebih dulu.
Cara Mencabut Akses Pengguna
Buka Orang dan akses, pilih nama pengguna yang ingin dikeluarkan, lalu hapus aksesnya.
Pengelola hanya bisa menghapus akunnya sendiri. Pengguna yang baru bergabung juga belum bisa mencabut akses orang lain sampai masa tunggu 7 hari selesai.
Urutan Memindahkan Kepemilikan Utama
Setiap pengguna baru, baik Pemilik maupun Pengelola, harus melewati masa tunggu 7 hari. Selama itu, ia belum bisa menghapus profil, mencabut akses pengguna lain, atau menerima maupun memindahkan status Pemilik Utama.
Karena itu, mulai serah terima minimal 7 hari sebelum kontrak karyawan atau agensi berakhir, ditambah waktu sampai undangannya diterima.
Urutannya harus tepat, karena perpindahan kepemilikan tidak bisa dibalik:
- Pemilik Utama lama menambahkan akun penerima sebagai Pemilik.
- Penerima menerima undangan, lalu tunggu 7 hari.
- Pemilik Utama lama mengubah peran penerima menjadi Pemilik Utama.
- Akun lama keluar sendiri dari profil, atau dihapus oleh Pemilik Utama yang baru.
Dengan urutan ini, profil selalu punya Pemilik Utama selama proses berlangsung. Riwayat profil, termasuk ulasan, juga tetap utuh karena yang berpindah hanya kepemilikannya.
Pada kasus klinik di Denpasar, prosesnya relatif sederhana selama staf lama masih bisa dihubungi. Ia menjadikan akun pemilik klinik sebagai Pemilik, lalu menyerahkan status Pemilik Utama setelah masa tunggu selesai. Setelah itu, staf tersebut bisa mengeluarkan akunnya sendiri.
Jika Pemegang Akses Lama Tidak Bisa Dihubungi
Kalau akunmu tidak terdaftar di profil atau hanya berstatus Pengelola, sementara pemegang akses lama tidak bisa dihubungi, menu Orang dan akses tidak bisa membantu.
Biasanya jalannya adalah mengklaim profil lewat permintaan kepemilikan resmi ke Google. Setelah permintaan diajukan, pemegang profil saat ini diberi waktu tiga hari untuk merespons.
Lain halnya bila profil diambil alih orang yang tidak berhak. Itu bukan serah terima biasa, melainkan profil yang dibajak, dengan tanda dan cara penanganan tersendiri.
Aturan untuk Agensi dan Pengelola Google Business Profile
Google punya kebijakan pihak ketiga untuk agensi atau vendor (penyedia jasa) yang mengelola Google Business Profile milik klien. Intinya, pemilik bisnis harus tetap memegang kendali atas profilnya selama kerja sama berlangsung.
Apa yang Diwajibkan Google?
Menurut kebijakan tersebut, pihak ketiga wajib:
- Menjelaskan pilihan kepemilikan dan pengelolaan yang tersedia kepada pemilik bisnis.
- Memastikan pemilik bisnis tetap memegang kepemilikan atau kepemilikan bersama atas profil setiap saat.
- Menyediakan cara mudah untuk mengakhiri kerja sama, dan menyerahkan kepemilikan segera saat diminta.
Tiga Poin yang Sebaiknya Masuk ke Perjanjian Kerja
Sebelum menandatangani kontrak, sepakati aturan akses ini secara tertulis:
- Profil didaftarkan dengan akun Google milik bisnis, bukan akun pribadi vendor.
- Pihak ketiga mendapat peran Pengelola, bukan Pemilik atau Pemilik Utama.
- Ada tenggat pencabutan akses setelah kerja sama berakhir.
Ciri Penyedia yang Transparan
Penyedia jasa kelola Google Business Profile yang profesional umumnya tidak keberatan bekerja sebagai Pengelola dan menjelaskan pembagian peran sejak awal tanpa diminta.
Sebaliknya, masalah sering muncul ketika profil didaftarkan dengan akun vendor, lalu penyerahan akses terus ditunda saat kerja sama selesai. Kalau kamu masih menimbang antara mengelola sendiri atau pakai jasa, cara penyedia mengatur akses bisa menjadi salah satu ukurannya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara melindungi Google Business Profile dari perubahan yang tidak sah?
Batasi jumlah Pemilik, gunakan akun kerja dengan verifikasi dua langkah, dan jangan pernah berbagi kata sandi. Periksa halaman Orang dan akses secara berkala.
Waspadai juga telepon atau pesan yang mengaku dari Google dan meminta kode verifikasi. Jangan setujui email permintaan akses dari orang yang tidak kamu kenal.
Apa yang harus dilakukan jika profil sudah terlanjur dipegang vendor?
Minta vendor menambahkan akunmu sebagai Pemilik, lalu menyerahkan status Pemilik Utama setelah masa tunggu 7 hari. Ajukan permintaan ini secara tertulis dan simpan semua bukti komunikasinya.
Pedoman Google mewajibkan pihak ketiga menyerahkan kepemilikan kepada pemilik bisnis segera saat diminta. Bila vendor tetap menolak, ajukan permintaan kepemilikan lewat Google sebagai cadangan, meski proses resmi ini bisa memakan waktu.
Penutup
Mengamankan akses pemilik Google Business Profile bisa dimulai hari ini dengan tiga langkah:
- Buka menu Orang dan akses dan lihat siapa yang berstatus Pemilik Utama.
- Pastikan Pemilik Utama memakai akun Google milik bisnis, bukan akun staf atau vendor.
- Hapus akses yang sudah tidak relevan, seperti mantan karyawan atau pihak ketiga yang kontraknya sudah berakhir.
Dengan begitu, profil bisnis tidak lagi bergantung pada satu orang yang sewaktu-waktu bisa keluar dari perusahaan.
Kalau kamu ingin tahu apakah masih ada celah lain selain pengelolaan akses, audit Google Business Profile bisa membantu memetakan kondisi profil dan peluang optimasinya secara menyeluruh.
Sumber:
- Google Bantuan: Mentransfer kepemilikan utama Profil Bisnis
- Google Help: Transfer primary ownership of a Business Profile
- Google Help: Request ownership of a Business Profile
- Google Help: How to add & remove owners & managers
- Google Bantuan: Mendaftar ke Profil Bisnis
- Google Bantuan: Keamanan Profil Bisnis
- Google Help: Business Profile third-party policies
- Google Help: Business eligibility and ownership guidelines
- Whitespark: GBP business settings
Tinggalkan komentar