Banyak pemilik bisnis mengira kendali akun ditentukan oleh siapa pemilik usaha di dunia nyata. Padahal, hak pengelolaan ditentukan oleh status akun di dalam Google Business Profile.
Secara umum, setiap orang yang memiliki akses ke Google Business Profile memiliki peran (role atau tingkat izin) yang berbeda. Peran inilah yang menentukan apakah seseorang bisa mengubah informasi bisnis, mengelola pengguna lain, atau mencabut akses akun tertentu.
Agar pengelolaan profil bisnis tetap aman dan rapi, lakukan pengecekan secara bertahap:
- Periksa daftar akun yang masih memiliki akses.
- Pastikan setiap orang menggunakan peran yang sesuai dengan tanggung jawabnya.
- Rapikan atau hapus akses lama yang sudah tidak diperlukan.
- Sepakati aturan pengelolaan sebelum memberikan akses kepada agensi atau pihak ketiga.
Pengelolaan Google Business Profile yang tertata bukan hanya memudahkan operasional, tetapi juga membantu menjaga keamanan aset digital bisnis kamu.
Mengapa Pemilik Bisnis Bisa Kehilangan Kendali Google Business Profile?
Banyak orang mengira kepemilikan bisnis otomatis membuat mereka menjadi pemegang kendali akun. Padahal, Google hanya mengenali akun yang pertama kali berhasil melakukan verifikasi di Google Business Profile.
Artinya, nama di NIB, akta perusahaan, atau siapa yang menggaji karyawan tidak menjadi acuan dalam sistem. Yang menentukan hanyalah status akses akun Google yang terdaftar.
Bagaimana Situasi Ini Bisa Terjadi?
Polanya sebenarnya cukup sederhana. Profil bisnis sering kali didaftarkan oleh orang yang sedang membantu operasional, seperti:
- Staf kantor atau front office
- Kerabat yang membantu sementara
- Freelancer jasa listing murah
- Agensi digital marketing
Mereka biasanya menggunakan akun Google milik pribadi saat membuat profil bisnis. Karena itu, kendali utama tetap melekat pada akun tersebut.
Masalah Baru Terasa Belakangan
Pada awalnya, kondisi ini jarang menimbulkan masalah. Namun, hambatan biasanya muncul ketika ada informasi bisnis yang perlu diperbarui, karyawan yang dulu mendaftarkan akun sudah resign, atau bisnis berpindah ke agensi baru tetapi akses lama masih aktif.
Akibatnya, pemilik bisnis justru tidak memiliki wewenang penuh untuk mengelola profilnya sendiri.
Contoh Kasus
Bayangkan sebuah klinik gigi di Denpasar. Dulu, profil Google Business Profile didaftarkan oleh staf front office menggunakan akun Google pribadinya.
Beberapa tahun kemudian, staf tersebut sudah keluar dari perusahaan.
Sementara itu, pemilik klinik yang setiap hari menjalankan praktik ternyata hanya berstatus pengelola, sehingga tidak bisa menambahkan dokter baru sebagai pengguna maupun mencabut akses staf lama.
Langkah Pertama yang Perlu Dilakukan
Situasi seperti ini cukup umum terjadi dan bukan berarti ada kelalaian pribadi. Karena itu, fokus utamanya bukan mencari siapa yang salah, melainkan memeriksa siapa yang saat ini memegang akses serta peran masing-masing di Google Business Profile.
Dengan begitu, kamu bisa mengetahui posisi kendali yang sebenarnya sebelum melakukan perubahan akses atau pengelolaan akun.
Tiga Peran di Google Business Profile dan Perbedaannya
Di Google Business Profile, saat ini hanya ada tiga peran yang aktif: Pemilik Utama, Pemilik, dan Pengelola.
Setiap peran memiliki tingkat akses yang berbeda. Karena itu, memahami perbedaannya penting agar kamu bisa memberikan izin yang sesuai kepada setiap orang yang membantu mengelola profil bisnis.
1. Pemilik Utama
Pemilik Utama hanya bisa dimiliki oleh satu akun dalam setiap profil bisnis. Peran ini memiliki kendali penuh, termasuk memindahkan status kepemilikan utama kepada orang lain.
Yang perlu diingat, Pemilik Utama tidak dapat menghapus dirinya sendiri sebelum peran tersebut dipindahkan ke akun lain.
2. Pemilik
Pemilik memiliki hak akses yang hampir sama luasnya dengan Pemilik Utama. Satu profil bisnis juga bisa memiliki lebih dari satu Pemilik.
Seorang Pemilik dapat:
- Mengubah informasi bisnis
- Membalas ulasan pelanggan
- Membuat postingan
- Menambah dan menghapus pengguna
- Menghapus profil bila diperlukan
Namun, Pemilik tidak bisa memindahkan status Pemilik Utama.
3. Pengelola
Pengelola bertugas menjalankan aktivitas operasional sehari-hari. Peran ini cocok untuk staf, admin, atau tim yang rutin mengelola profil bisnis.
Pengelola dapat:
- Mengubah informasi bisnis
- Membalas ulasan
- Membuat postingan
Sementara itu, Pengelola tidak dapat menambah pengguna baru, mencabut akses pengguna lain, atau menghapus profil. Mereka hanya bisa menghapus akses untuk akun miliknya sendiri.
| Tindakan | Pemilik utama | Pemilik | Pengelola |
|---|---|---|---|
| Mengubah info bisnis | Bisa | Bisa | Bisa |
| Membalas ulasan | Bisa | Bisa | Bisa |
| Menambah pengguna baru | Bisa | Bisa | Tidak bisa |
| Mencabut akses orang lain | Bisa | Bisa | Hanya diri sendiri |
| Menghapus profil | Bisa | Bisa | Tidak bisa |
| Memindahkan kepemilikan utama | Bisa (satu-satunya) | Tidak bisa | Tidak bisa |
Catatan Penting
Jika kamu membaca panduan lama, mungkin masih ada istilah Pengelola Situs (Site Manager). Peran tersebut sudah tidak lagi digunakan oleh Google.
Jadi, apabila tampilan menu di akun kamu berbeda dengan tutorial lama, itu belum tentu menandakan ada masalah pada profil bisnis.
Perbedaan terbesar antara Pemilik dan Pengelola bukan terletak pada pekerjaan harian, melainkan pada siapa yang berhak menambah, mencabut, dan menghapus akses pengguna.
Dengan memahami pembagian peran ini, kamu dapat memberikan izin yang lebih aman dan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing.
Cara Melihat Siapa yang Memiliki Akses Google Business Profile
Kamu bisa mengecek daftar pengguna yang memiliki akses ke Google Business Profile tanpa perlu bertanya kepada siapa pun.
Caranya, buka profil bisnis melalui Google Penelusuran atau Google Maps, lalu masuk ke Setelan Profil Bisnis dan pilih Orang dan Akses.
Setiap pengguna di halaman ini masuk menggunakan akun Google miliknya sendiri. Karena itu, tidak ada kebutuhan untuk berbagi kata sandi agar seseorang dapat mengelola profil bisnis.
Informasi yang Ditampilkan di Halaman Akses
Halaman Orang dan Akses menampilkan seluruh pengguna yang terhubung dengan profil bisnis, lengkap dengan:
- Nama pengguna
- Alamat email
- Peran masing-masing akun
- Undangan yang masih menunggu persetujuan
Semua informasi tersebut bisa kamu periksa sendiri kapan saja, termasuk hari ini juga.
Tanda yang Perlu Segera Ditindaklanjuti
Saat meninjau daftar akses, ada beberapa kondisi yang sebaiknya langsung diperhatikan, yaitu:
- Email pribadi yang tidak kamu kenali
- Akun mantan karyawan yang masih memiliki akses
- Akun vendor atau agensi yang kontraknya sudah berakhir
- Undangan lama yang belum pernah dibatalkan
Dengan begitu, kamu dapat merapikan akses sebelum muncul kendala saat mengelola profil bisnis.
Hal yang Berbeda dengan Masalah Akses
Di dalam Google Business Profile, kamu mungkin juga melihat informasi mengenai profil ganda di Google Maps, saran edit dari publik yang belum ditinjau, atau profil yang ditangguhkan oleh Google.
Ketiga hal tersebut merupakan masalah yang berbeda dan tidak berkaitan langsung dengan pengelolaan akses pengguna.
Jika Tidak Ada Akun yang Bisa Masuk
Apabila tidak ada satu pun akun yang dapat mengakses profil bisnis, kemungkinan besar profil tersebut sepenuhnya dikuasai oleh pihak lain.
Situasi ini memerlukan proses yang berbeda dibanding sekadar mengubah peran pengguna. Oleh karena itu, langkah berikutnya adalah melakukan proses mengklaim profil yang saat ini dipegang pihak lain.
Setelah kamu mengetahui siapa saja yang memiliki akses, tahap selanjutnya adalah menentukan peran yang paling tepat untuk setiap orang sesuai tanggung jawabnya.
Cara Menentukan Peran Akses yang Tepat di Google Business Profile
Prinsip paling aman dalam mengelola Google Business Profile adalah memberikan akses secukupnya.
Kepemilikan utama sebaiknya tetap berada di tangan pemilik bisnis. Sementara itu, staf, agensi, atau pihak lain cukup diberikan akses sesuai kebutuhan pekerjaannya.
Peran yang Disarankan untuk Setiap Orang
- Staf Front Office atau Resepsionis
Berikan peran Pengelola. Akses ini sudah cukup untuk membalas ulasan pelanggan dan memperbarui informasi seperti jam operasional, tanpa hak menambah pengguna baru. - Admin Media Sosial atau Konten
Peran Pengelola juga menjadi pilihan yang tepat. Mereka dapat membuat postingan dan mengunggah foto bisnis tanpa memiliki kendali penuh atas profil. - Agensi atau Konsultan SEO
Agensi sebaiknya diberikan status Pengelola. Dengan begitu, mereka tetap bisa mengoptimalkan profil bisnis tanpa menguasai akses kepemilikan. - Pemilik Bisnis Kedua
Jika ada rekan pendiri atau anggota internal yang benar-benar dipercaya, kamu bisa memberikan peran Pemilik sebagai cadangan apabila akun utama mengalami kendala.
Apakah Memberi Akses Berarti Membuka Akun Google?
Tidak. Memberikan akses ke Google Business Profile tidak berarti memberikan akses ke Gmail, kontak, atau data pribadi lain yang ada di akun Google seseorang.
Setiap pengguna hanya dapat melakukan tindakan sesuai peran yang diberikan pada profil bisnis tersebut.
Tips Saat Mengundang Pengguna Baru
Agar pengelolaan lebih rapi dalam jangka panjang, gunakan alamat email kerja saat mengundang anggota tim, bukan email pribadi karyawan.
Dengan begitu, ketika email kerja dinonaktifkan setelah seseorang berhenti bekerja, aksesnya juga dapat berakhir lebih mudah. Selain itu, undangan yang belum disetujui tetap bisa dibatalkan kapan saja.
Catatan untuk Bisnis dengan Banyak Lokasi
Apabila bisnis kamu memiliki beberapa cabang, Google Business Profile menyediakan lapisan pengelolaan akses yang berbeda di atas profil masing-masing lokasi. Pengaturan ini merupakan topik tersendiri dan dibahas secara terpisah.
Setelah setiap orang memiliki peran yang sesuai, langkah berikutnya adalah merapikan akses lama yang sudah tidak lagi relevan.
Cara Mencabut Akses Lama dan Memindahkan Kepemilikan Utama
Dalam Google Business Profile, hak mengelola pengguna tidak dimiliki oleh semua peran. Karena itu, penting memahami batas akses sebelum melakukan serah terima akun.
Hanya Pemilik dan Pemilik Utama yang dapat menghapus pengguna lain. Sementara itu, Pengelola hanya bisa menghapus akses untuk akun miliknya sendiri.
Jika status kamu masih Pengelola, opsi mencabut akses pengguna lain memang tidak akan tersedia.
Urutan Memindahkan Kepemilikan Utama
Proses perpindahan kepemilikan harus dilakukan secara berurutan dan tidak bisa dibalik. Langkah amannya adalah:
- Tambahkan terlebih dahulu akun yang akan menerima kepemilikan ke dalam profil bisnis.
- Berikan peran sebagai Pemilik.
- Ubah statusnya menjadi Pemilik Utama.
- Setelah proses selesai, barulah akun lama dapat dilepas dari profil.
Dengan begitu, profil bisnis tetap memiliki Pemilik Utama selama proses berlangsung.
Perhatikan Masa Tunggu 7 Hari
Ada satu aturan yang sering terlewat. Pemilik atau Pengelola yang baru ditambahkan harus menunggu 7 hari sebelum dapat menghapus pengguna lain atau memindahkan kepemilikan utama.
Oleh karena itu, jangan menjadwalkan serah terima akun tepat pada hari terakhir kontrak kerja atau kerja sama dengan agensi. Beri jeda beberapa hari agar proses berjalan tanpa hambatan.
Contoh Kasus
Bayangkan kembali contoh klinik gigi di Denpasar. Profil bisnis dulu dibuat oleh staf front office menggunakan akun Google pribadinya.
Jika staf tersebut masih bisa dihubungi, prosesnya relatif sederhana:
- Minta staf menambahkan pemilik klinik sebagai Pemilik.
- Pindahkan status menjadi Pemilik Utama.
- Tunggu masa tunggu 7 hari.
- Hapus akun staf dari daftar pengguna.
Dengan urutan ini, kendali profil berpindah secara resmi tanpa kehilangan akses.
Jika Akun Lama Sudah Tidak Bisa Dihubungi
Situasinya berbeda apabila orang yang memegang akses utama sudah tidak dapat dihubungi sama sekali.
Dalam kondisi tersebut, perpindahan tidak bisa dilakukan melalui menu pengguna, melainkan biasanya harus melalui proses klaim resmi yang disediakan Google.
Perlu dibedakan juga bahwa kasus ini tidak sama dengan profil yang diambil alih oleh pihak yang tidak berhak. Jika terjadi pengambilalihan akses, penanganannya termasuk kategori yang berbeda dari proses serah terima kepemilikan biasa.
Aturan untuk Agensi dan Pengelola Google Business Profile
Jika bisnis kamu bekerja sama dengan agensi atau vendor, ada satu hal penting yang sering terlewat. Google memiliki kebijakan khusus untuk pihak ketiga yang mengelola Google Business Profile.
Secara umum, kebijakan ini dirancang untuk melindungi pemilik bisnis agar tetap memiliki kendali atas profilnya sendiri selama kerja sama berlangsung.
Apa yang Diwajibkan Google?
Menurut kebijakan tersebut, pihak ketiga memiliki beberapa kewajiban terhadap kliennya, yaitu:
- Menjelaskan pilihan kepemilikan yang tersedia kepada pemilik bisnis.
- Memastikan pemilik bisnis tetap memiliki kepemilikan atau kepemilikan bersama atas profil.
- Menyediakan cara yang mudah untuk mengakhiri kerja sama dan menyerahkan akses ketika diminta.
Dengan begitu, profil bisnis tidak bergantung sepenuhnya pada akun milik vendor atau agensi.
Tiga Poin yang Sebaiknya Masuk ke Perjanjian Kerja
Sebelum menandatangani kontrak, ada baiknya kedua pihak menyepakati aturan akses secara tertulis.
- Daftarkan profil menggunakan akun Google milik bisnis, bukan akun pribadi vendor.
- Berikan peran Pengelola kepada pihak ketiga, bukan Pemilik atau Pemilik Utama.
- Tentukan tenggat pencabutan akses setelah kerja sama berakhir.
Kesepakatan sederhana ini dapat mengurangi risiko sengketa akses di kemudian hari.
Ciri Penyedia yang Transparan
Penyedia jasa profesional umumnya tidak keberatan bekerja sebagai Pengelola. Mereka juga biasanya menjelaskan pembagian peran sejak awal tanpa perlu diminta.
Sebaliknya, masalah sering muncul ketika profil didaftarkan menggunakan akun milik vendor, lalu proses penyerahan akses terus ditunda saat kerja sama selesai.
Jika Profil Sudah Terlanjur Dipegang Vendor
Apabila akses utama masih berada di tangan pihak lain, langkah pertama adalah mengajukan permintaan penyerahan kepemilikan secara tertulis dan menyimpan seluruh bukti komunikasinya.
Selain itu, siapkan jalur resmi melalui Google sebagai cadangan. Perlu diingat, proses resmi ini dapat memakan waktu dan tidak selalu berjalan dengan cepat.
Tujuan utamanya adalah memastikan pemilik bisnis tetap memegang kendali atas Google Business Profile, sementara setiap pihak hanya memiliki akses sesuai perannya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa yang terjadi jika mantan karyawan masih memiliki akses ke Google Business Profile?
Selama aksesnya belum dicabut, orang itu masih bisa mengubah informasi dan membalas ulasan atas nama bisnis. Kalau statusnya pemilik, dia bahkan bisa mencabut akses orang lain.
Cabut aksesnya begitu orangnya berhenti, sama seperti mengambil kembali kunci kantor.
Bagaimana cara melindungi Google Business Profile dari perubahan yang tidak sah?
Batasi jumlah pemilik, pakai akun kerja dengan verifikasi dua langkah, dan jangan pernah berbagi sandi. Periksa halaman “Orang dan akses” secara berkala.
Waspadai juga telepon atau pesan yang mengaku dari Google dan meminta kode verifikasi.
Apakah satu profil bisa punya lebih dari satu pemilik?
Bisa. Satu profil boleh punya beberapa pemilik, tapi hanya satu pemilik utama. Menambah satu pemilik kedua dari dalam bisnis berguna sebagai cadangan, supaya profil tidak bergantung pada satu akun saja.
Bagaimana jika akun pemilik utama sudah tidak aktif atau tidak bisa dibuka lagi?
Selama masih ada pemilik lain, akses masih bisa dirapikan dari akun itu. Kalau tidak ada, satu-satunya jalan adalah mengajukan permintaan resmi ke Google, dan prosesnya bisa memakan waktu.
Karena itu, pemilik kedua sebaiknya ditambahkan sejak profil masih sehat.
Apa yang harus dilakukan jika profil diklaim orang lain yang tidak berhak?
Tanda-tandanya dan langkah pertamanya berbeda dari serah terima biasa. Baca profil yang diambil alih pihak lain untuk langkah lengkapnya.
Mengapa penting memverifikasi Google Business Profile?
Profil yang belum terverifikasi tidak bisa dikelola sepenuhnya dan sulit dipertahankan saat ada pihak lain yang mengklaim. Baca cara daftar dan verifikasi bisnis di Google Maps untuk langkah lengkapnya.
Kesimpulan
Ada tiga langkah sederhana yang bisa langsung kamu lakukan untuk mengamankan Google Business Profile.
- Buka menu Orang dan Akses di Google Business Profile.
- Pastikan Pemilik Utama menggunakan akun Google milik bisnis, bukan akun staf atau vendor.
- Hapus akses yang sudah tidak lagi relevan, seperti mantan karyawan atau pihak ketiga yang kontraknya telah berakhir.
Seluruh proses ini umumnya hanya membutuhkan sekitar 10 menit. Namun, dampaknya cukup besar karena profil bisnis tidak lagi bergantung pada satu orang yang sewaktu-waktu bisa keluar dari perusahaan.
Keamanan Google Business Profile bukan hanya soal siapa yang bisa login, tetapi juga memastikan setiap orang memiliki peran yang tepat.
Jika ingin mengetahui apakah masih ada celah lain selain pengelolaan akses, audit Google Business Profile dapat membantu memetakan kondisi profil serta peluang optimasinya secara menyeluruh.
Tinggalkan komentar